Zanim zaczniesz: Zaproś uczestników i przygotuj spotkanie

Skoro już wiecie jak przygotować się do spotkania i zadbać o wygląd pokoju, to przejdźmy do następnego etapu – zaproszenia uczestników i rozpoczęcia spotkania.

 

 

Kilka informacji w pigułce

 

  • Zanim zaprosicie uczestników na spotkanie, wyznaczcie im odpowiednią rolę – prezentera lub uczestnika. Dzięki temu łatwiej będzie Wam zarządzać pokojem podczas spotkania.
  • W ClickMeeting dostępna jest poczekalnia, w której uczestnicy mogą poczekać na rozpoczęcie spotkania. Aby zwiększyć przekaz komunikatu i upewnić uczestników, że dobrze trafili, warto dopasować wygląd poczekalni do identyfikacji wizualnej firmy. Jest to tak samo proste jak zmiana wyglądu pokoju.
  • W ClickMeeting można prowadzić zarówno spotkania audio jak i video. Wielokanałowy streaming video sprawia, że podczas spotkania można poczuć się niemal, jakby odbywało się twarzą w twarz.
  • Aby oczekiwanie na rozpoczęcie spotkania było bardziej przyjemne, można dodać do poczekalni wiadomość w postaci umilającej czas muzyki lub nagranego specjalnie na tą okazję klipu video.

Pamiętajcie! Jako organizatorzy spotkania, będziecie widzieli ile osób oczekuje na spotkanie. Do Was należy decyzja, czy kliknąć już “Rozpocznij spotkanie” , czy poczekać jeszcze kilka minut, aż dołączy więcej osób.

 

 

(Co najmniej) dwa sposoby na zaproszenie uczestników

Zaproszenie uczestników na spotkanie zajmuje jedynie chwilę. Można to zrobić za pomocą maila lub social media.

 

Aby wysłać zaproszenie mailem wystarczy po utworzeniu spotkania wybrać opcję zaproś uczestników (lub prezenterów) i wpisać adresy email osób, do których ma zostać wysłane zaproszenie. Można również wybrać osoby z książki adresowej ClickMeeting. Znajdują się w niej adresy osób, które do tej pory wzięły udział w poprzednich spotkaniach.

 

 

W wysłanym zaproszeniu znajduje się nazwa spotkania, termin, nadawca oraz link do rejestracji.

 

Innym sposobem jest zaproszenie na spotkanie za pomocą social media. Aby to zrobić, wystarczy wejść do pokoju (klikając “Przygotuj spotkanie”) i z pola “Lista uczestników” wybrać odpowiedni portal społecznościowy.

 

 

 

Kontrolowanie spotkania

W ClickMeeting prezenter nie tylko kontroluje spotkanie, ale również nim zarządza, decydując kto i kiedy można zabrać głos. (Szkoda, że nie można tego przenieść do spotkań na żywo 😉 )

 

Oczywiście uczestnicy spotkania mogą wykazywać swoją aktywność podnosząc rękę, zgadzając się lub nie, prosząc o pomoc oraz o zabranie głosu. Prezenter udzielając głosu może w każdej chwili włączyć lub wyłączyć mikrofon i kamerę uczestnika lub zaprosić go do prywatnego czatu. Wyobraźcie sobie, jak to może pomóc w uniknięciu chaosu w postaci wielu rozmów w tym samym czasie (przez które paradoksalnie nie słychać wtedy nikogo) podczas szkoleń czy prezentacji.

 

Uczestnicy mogą w każdej chwili zadawać pytania i komunikować się ze sobą lub prezenterem za pomocą czatu. W ten sposób nie przerywają i nie zakłócają spotkania.

Poza tym, czat to doskonała pomoc dla uczestnika, który musiał na chwilę opuścić spotkanie i chce szybko zorientować się, o czym mowa. Natomiast, dla prezentera czat może być doskonałym źródłem informacji na temat reakcji i opinii uczestników na temat spotkania. Pamiętajcie o funkcji moderacji czatu, o której pisaliśmy całkiem niedawno.

 

Aby zebrać więcej informacji na temat uczestników, prezenter może od razu po zakończeniu spotkania przejrzeć jego statystyki (wystarczy w menu wybrać “Statystyki”). W ten sposób dowie się, ilu dokładnie było uczestników, o której każdy z nich dołączył do spotkania lub je opuścił (jeśli nie wytrwał do końca) oraz, z którego miejsca na świecie pochodził każdy uczestnik. Można to nawet – dla lepszego efektu – zobaczyć na mapie.

 

Dodatkowo, prezenter będzie mógł również zobaczyć te wszystkie informacje na temat uczestnika, które były wymagane podczas rejestracji na spotkanie.

 

To wszystko powinno wystarczyć do wystartowania z pierwszym efektywnym spotkaniem. Będziemy się z Wami systematycznie dzielić poradami na temat skutecznych spotkań online, z każdym kolejnym postem zwiększając poziom zaawansowania, więc bądźcie czujni.